Por Esther Aguirre

Más del 90 por ciento de los empleados de la Agencia EFE –el 85 en España y el 95 del extranjero- se encuentra en estos momentos teletrabajando, un hito sin precedentes en sus ochenta años de historia que ha llevado al equipo de Tecnología a trabajar a contrarreloj y a un ritmo vertiginoso, para evitar que los devastadores efectos del Coronavirus tuvieran incidencia en el quehacer diario de esta empresa pública de información.

Y lo ha logrado con su habitual maestría y destreza, de ahí que hoy pongamos cara a algunos de los artífices de ese ingente y trascendental trabajo, en nombre del “dreamteam tecnológico”, que integran medio centenar de personas y que hace posible que la labor de todos salga adelante sin problemas: Lucía Nieto, Diego Rubio, Ana Caro y Eduardo González. Todos coinciden: el teletrabajo marcará un antes y un después porque ya es una realidad en EFE.

Adaptar todos los equipos –gran parte de ellos domésticos- para poder teletrabajar en casa y atender una infinidad de peticiones y consultas relacionadas con los problemas de conexión con los nuevos editores y plataformas de servicio han sido los desafíos a los que se han tenido que enfrentar en un tiempo récord.

Ahora se les ve satisfechos por el resultado obtenido, y no es para menos porque, aunque hacía tiempo que estaban ocupados en esta nueva modalidad, nunca lo habían puesto en práctica en un escenario tan real. También están contentos porque se ponga en valor su trabajo, y por la ola de solidaridad y de agradecimientos que han recibido estos días.

¿Qué cuál ha sido la clave del éxito? Sin duda, aseguran, el trabajo en equipo, la compenetración y la buena coordinación entre todos, junto con la capacidad de anticiparse con un Plan de Contingencia cuando vieron lo que pasaba en Wuhan, que se estableció como máxima prioridad para estudiar una eventual crisis que derivara en la imposibilidad de trabajar en las oficinas que EFE tiene en todo el mundo.

También las maratonianas y estresantes jornadas, dentro y fuera de su horario laboral.

A continuación, hablan los protagonistas:

DIEGO RUBIO, técnico del Control Central de Asistencia al Usuario (CCAU):

P: ¿Qué labor desempeñas? ¿En qué estás especializado?

R: Nuestra labor principal es dar soporte técnico a nuestros usuarios y clientes, entre otras muchas cosas.

P: Habrás tenido estos días una avalancha de consultas y peticiones que atender. ¿Cómo lo estás llevando? ¿De qué tratan la mayoría de las consultas?

R: Estamos fatigados por el gran volumen de trabajo, pero aceptando la situación como un reto nuevo del que aprender. En cuanto a las consultas, tenían que ver sobre todo con problemas de conexión y de trabajo con nuevos editores y plataformas de servicio.

P: Uno de los problemas que habéis tenido es tener que configurar los equipos domésticos ¿Cómo ha sido la experiencia?

R: Es complicado lidiar con las diferentes configuraciones, conexiones a internet, equipos compartidos por toda la familia, etc… Pero no nos queda otra que adaptarnos. En EFE, ya de por sí, al tener oficinas por todo el mundo, tenemos infinidad de equipos diferentes.

P: Sin duda alguna habéis tenido que redoblar los esfuerzos para atender a las necesidades tecnológicas de todos. A día de hoy, ¿seguís teniendo peticiones o ya está todo encarrilado?

R: Para todos es un escenario nuevo de trabajo y el volumen de incidencias se multiplicó muchísimo. Aparte de atender todas, tuvimos que preparar cien portátiles nuevos, con todos los programas necesarios para que trabajaran nuestros compañeros.

Gracias a la implicación 100% del equipo, alargando las jornadas presenciales y en teletrabajo, conseguimos tener todo listo en tiempo récord.

Y siguen las peticiones, a medida que van haciendo el trabajo más básico y lo dominan, nos van pidiendo más opciones que les ayuden en su tarea, y ahí estamos para facilitar todo lo que podemos.

P: Tecnológicamente hablando, ¿seguimos los trabajadores tan perdidos a la hora de utilizar equipos distintos a los de la agencia?

R: El problema es acostumbrarse: no tenemos el ratón que nos gusta, el teclado, los dos monitores, etc… Hay más problemas con el software al que no estamos tan habituados; hay que utilizar editores de contenido web y conexiones remotas, etc… En definitiva, intentamos que la forma de trabajar sea la más parecida posible, pero obviamente no es lo mismo.

P: ¿Crees que la modalidad de teletrabajo marcará un antes y un después?

R: Espero que sí lo haga, y que parte del trabajo de la agencia lo pasemos definitivamente a esta modalidad. Con esta experiencia veremos qué puestos y qué tiempos podemos emplear.

P: ¿Qué aspectos positivos podemos extraer de lo que estamos viviendo? ¿Alguno negativo?

En cuanto a técnica, darnos cuenta de lo buen equipo que somos, lo rápido y eficientemente que trabajamos coordinados y apoyándonos en los conocimientos de uno de otro.

Como negativo, creo que lo que más falta en EFE, más que equipamiento o tecnologías, es algo de cultura digital, y nos queda un largo camino para aprender a trabajar en entornos diferentes y con herramientas distintas, para que nuestro valor principal, que son las noticias, tenga la visibilidad, la rapidez y la eficacia que merecen.

P: ¿Alguna anécdota que se haya producido estos días en Control Central al Usuario?

R: En la atención a usuarios diría que muchísimas, pero para evitar que alguno se pueda sentir aludido u ofendido es preferible no exponerlas. Tienen relación con compañeros, en un entorno de trabajo desconocido. Con los nervios y la inmediatez de la información, etc… lo entendemos perfectamente.

Es de reseñar, como la mejor anécdota, las muestras de agradecimiento por parte de muchos compañeros que a modo individual hemos ido recibiendo, y que jamás nos había sucedido en tan breve espacio de tiempo. No sentimos por ello agradecidos y como una Dirección importante en EFE.

ANA CARO, responsable de Soporte y Usuarios

P:¿De qué te encargas a diario? y ¿cuál ha sido tu misión específica estos días?

La misión de Soporte Avanzado es la de diseñar, generar o integrar sistemas y soluciones de trabajo poniéndolos a disposición de los usuarios de nuestra empresa para desempeñar sus funciones de una forma eficaz y segura. Nuestra misión estos días ha sido la de modificar las configuraciones de los puestos clientes (así llamamos a los equipos que utilizan los trabajadores de EFE) para dar la posibilidad de que todo aquel que tuviera permiso y necesidad de conectarse a su puesto de trabajo desde su casa lo consiguiera y, una vez hecho, ayudarles ante cualquier duda o incidencia como si estuviéramos trabajando en la Agencia. Y a los que no tienen la posibilidad de este acceso remoto, ayudarles en sus accesos/conexiones a páginas internas para su trabajo diario.

P:¿Cuántos sois en el departamento? ¿Y cómo habéis afrontado este desafío urgidos por el tiempo?

R: En Soporte Avanzado somos cuatro, pero ahora mismo tenemos a un compañero de baja por paternidad, con lo que lo hemos tenido que afrontar todo esto sólo con tres personas. Todo esto lo hemos podido afrontar en tiempo récord por el trabajo realizado durante años atrás en los equipos y en los sistemas, estando preparados tanto para la actividad diaria como para una eventual crisis como la actual.

P: ¿Cuáles son nuestras principales demandas? Me imagino que todo el mundo os reclamamos para lo mismo, ¿no?

R: La verdad es que la gente se ha adaptado bastante bien, los problemas que se han podido tener son los relacionados con los ordenadores personales de cada uno en sus casas y con sus conexiones a internet, pero todo se soluciona con pequeñas directrices y la buena voluntad de la gente.

P: ¿Habéis tenido que instalar aplicaciones o configurar equipos en remoto?

R: No, nosotros no. Solo hemos tenido que hacer adaptaciones de seguridad en los puestos de la sede para que la gente se pueda conectar a ellos. Desde hace tiempo, desde soporte gestionamos todos los equipos de una forma centralizada, lo que nos permite modificar y actualizar los equipos de una forma rápida.

P: ¿Cómo está siendo tu experiencia de teletrabajar? ¿Te habías imaginado en alguna ocasión que tendrías que desempeñar tu trabajo en remoto?

R: Para nuestra dirección el teletrabajo no es algo nuevo. Aunque en nuestro horario laboral el trabajo lo realizamos en la sede central, fuera de este horario siempre estamos de guardia, pendientes de cualquier incidencia en los sistemas, con lo cual, no es algo raro el tener que conectarnos desde nuestras casas para poder solucionar cualquier problema que surja

P: ¿Cuáles han sido los principales problemas que habéis detectado?

R: Pues algo muy común es el desconocimiento de las direcciones de las páginas web a las que la gente suele usar y quiere acceder, así como los datos necesarios para este acceso, ya que los suelen tener guardados en sus ordenadores, y al tener que cambiar a otro distinto los desconocen.

P: Antes del coronavirus ¿se pensaba en la posibilidad de implantar el teletrabajo?

R: Si, en nuestra dirección se lleva trabajando en la puesta en marcha del teletrabajo bastante tiempo, de ahí que la respuesta haya sido tan rápida ante esta crisis.

P: ¿Cómo os habéis arreglado para que más del 85 por ciento de los empleados puedan trabajar en remoto?

R: Como he dicho antes, lo importante han sido los años atrás en los que hemos ido preparando todos los equipos y sistemas, teniéndolos centralizados y, pudiendo instalar, actualizar, modificar, y arrancar los puestos de una forma remota.

De la misma forma, el haber apostado tan fuerte por herramientas externas como Gsuite u otras, y haber adaptado sus funciones de correo, almacenamiento, mensajería, etc a las necesidades de nuestra empresa, ha añadido más posibilidades en esta crisis, siendo algo en lo que podremos mejorar mucho más todavía ya que llevamos tiempo trabajando en ello.

P: Habéis tenido días infernales de trabajo. ¿Cómo te sientes ahora una vez que estás viendo el resultado?

La verdad que estamos muy contentos por cómo está saliendo todo, y que la Agencia, pueda seguir funcionando de una forma muy similar a como lo hacía antes de esta crisis.

La gente se está mostrando muy agradecida de cómo hemos conseguido que puedan seguir trabajando desde sus casas llevando su labor como si estuvieran delante de sus ordenadores en la Agencia.

Y, sobre todo, me alegra mucho que un trabajo como el nuestro que no se ve en el día a día y, por lo tanto, no se puede valorar, se haya podido ver y puesto en valor por la respuesta tan rápida que hemos tenido.

EDUARDO GONZÁLEZ, ingeniero y analistas de sistemas

P: ¿De qué te encargas habitualmente en EFE? ¿En qué estás especializado? ¿y que ha centrado tu trabajo estos días?

R: Mi labor principal está enfocada a la gestión de las redes de comunicaciones, seguridad, servidores, voz IP… Estos días en lo que más me he centrado es en proporcionar el acceso VPN a los usuarios que se han acogido al plan de teletrabajo desde casa. También hemos facilitado la infraestructura necesaria para que, o bien desde sus propios PC o bien desde los equipos proporcionados por EFE, se pudieran conectar remotamente a las redes de la sede central o de las delegaciones y de ese modo, poder continuar con su labor profesional.

P: El tema de redes y los servidores vienen a ser como las tripas del departamento de Tecnología. ¿Has sentido vértigo ante la posibilidad de que el sistema no funcionara o se colapsara?

R: No excesivamente. Muchas de las medidas adoptadas son fruto del recorrido y estudio de muchos años y de ir implementando, adaptando y reestructurando las tecnologías que permiten que hoy esté gran parte del personal haciendo teletrabajo. Evidentemente siempre hay un riesgo en todo ello, pero, por lo general, al menos en lo que yo más conozco, que son las infraestructuras de las comunicaciones, se han ido dimensionando acorde a las necesidades no sólo del momento que se viviera si no el que podría llegar como ha sido el caso.

P: ¿Qué hacéis para que el servidor no se sature?

R: Normalmente la estrategia que más se suele aplicar es el «divide y vencerás». Es decir, repartir las cargas de trabajo para que, en lugar de un sólo punto de carga, haya varios. Igual que en los cimientos de una casa, solemos pecar por exceso que no por defecto evitando que un punto débil ponga en peligro toda la integridad de la estructura montada sobre ella. Por poner un ejemplo práctico, el sistema de VPNs o redes virtuales para que el personal se pueda conectar desde casa a sus equipos de trabajo está soportado por 3 infraestructuras diferentes, diversificadas y distribuidas en equipos independientes unos de otros. En el caso de PMU no sólo hay un servidor si no varios sirviendo contenidos, en el caso de Efeservicios exactamente igual.

P: ¿El teletrabajo ha supuesto un incremento en el tráfico de los servidores?

R: No tanto en los servidores como en las líneas de comunicación. Normalmente la carga de trabajo en la empresa es de dentro hacia afuera, equipos que están en la LAN corporativa trabajan dentro de la propia LAN o hacia el exterior Internet. Lo que sucede con el teletrabajo es que esa carga de trabajo se traslada de fuera hacia adentro y las líneas de conexión son las que tiene que asumir un trabajo adicional para dar conexión a todos esos PCs que están conectados a través de las VPNs. El volumen en sí no crece, lo que se distribuye de diferente manera son los orígenes y destinos de esas cargas de trabajo.

P: ¿Afecta el teletrabajo a la seguridad de los sistemas? ¿Qué hacéis para evitar que los virus no contaminen los equipos?

R: Evidentemente todo sistema expuesto a Internet es un sistema vulnerable y eso acarrea establecer unas medidas de seguridad adicionales para evitar cualquier posible incidencia. Normalmente la medida más eficaz suele ser restringir el acceso remoto a lo exclusivamente necesario para el trabajador limitando el acceso a los puertos y recursos necesario en todo momento. En nuestro escenario de teletrabajo contra el puesto de usuario de la central, esa medida ha ido combinada con la ya existente en el propio puesto del trabajador al cual se conecta remotamente. Limitar los puertos y los recursos y combinarlos con los protocolos de seguridad ya implementados a nivel de PC en la oficina dan un escenario que al menos garantiza las condiciones necesarias de seguridad para poder trabajar sin problemas.

P: ¿Ha aumentado el riesgo de hackeo con todo esto?

R: Sí, el riesgo ha aumentado ya que dada la situación de emergencia y de cierto caos que se está produciendo, lo están aprovechando los hackers para, entre otras cosas, intentar robar datos o conocer las infraestructuras de las empresas que han tenido que aplicar los escenarios de teletrabajo. A río revuelto, ganancia de pescadores es un poco lo aplicable con todo lo que está sucediendo.

P: Habéis conseguido que el 80 por ciento en Nacional y el 95 por ciento de las delegaciones internacionales estén teletrabajando. ¿Cuál crees que ha sido el secreto?

La capacidad de anticipación. Contrariamente a lo que se pueda pensar, llevamos muchos años trabajando en escenarios de deslocalización de los trabajadores para no hacer depender al propio trabajador de un puesto físico en la oficina y eso se ha puesto de manifiesto estos días cuando se nos ha requerido sacar de la armería «todo el arsenal» de soluciones posibles.

La infraestructura de VPNs ya estaba desplegada desde hace mucho tiempo y los escenarios de teletrabajo ya estaban siendo implementados por muchos de los trabajadores de la dirección de Tecnología.

A parte se suma la dedicación y profesionalidad de muchas personas que no han dudado estos días en dar todo de sí en jornadas maratonianas para que la gente pudiera estar conectada desde sus casas y poder trabajar sin problemas y sobre todo hacer uso de la experiencia acumulada de muchos años a la hora de aportar soluciones ya probadas lejos de la mera improvisación del momento.

LUCÍA NIETO, coordinadora del departamento de Sistemas Audiovisuales

P: ¿A qué te dedicas en un día a día en EFE?

R: La función del departamento es dar asistencia técnica a todas las aplicaciones y sistemas de edición y producción de vídeo y audio en la Agencia EFE, tanto a nivel nacional como internacional. Está asistencia incluye no solo software sino también hardware, cámaras de video, móviles, estudio y set de TV, control central de TV y Radio, entre otros. Como otros departamentos dentro de la Dirección de Tecnología también trabajamos en la implementación y estudio de nuevas herramientas o sistemas desarrollados por terceros, evaluando su necesidad en función de los requerimientos del mercado.

P: Habéis logrado algo que hasta la fecha era impensable: el teletrabajo. ¿Cómo lo habéis vivido? ¿Cómo ha sido la experiencia?

R: Ante todo ha sido y sigue siendo un gran reto. Cada día vamos reinventándonos con nuevas formas de trabajar. La experiencia fue dura en un primer momento porque no había tiempo para ningún escenario de prueba. El plan de contingencia que planteamos días antes de que se activase de estado de alarma nacional se tuvo que poner en marcha inmediatamente.

P: ¿Cuál ha sido el secreto de que todo haya funcionado correctamente?

R: Bajo mi punto de vista, las claves del éxito han sido por un lado la previsión en el diseño de la infraestructura, arquitectura de servicios, soporte y aplicaciones que han permitido el volumen de conexiones en remoto. Y, por otro lado, la unión y apoyo de todo el equipo de Tecnología por un único objetivo, que nuestros usuarios, que son el resto de áreas y delegaciones de EFE puedan seguir desempeñando sus tareas con el menor impacto posible en la producción.

P: ¿Crees que EFE estaba preparada para todo esto? Me refiero a preparar todo el teletrabajo.

R:Partiendo de la premisa de que nadie estaba preparado para esta situación, no se puede generalizar porque cada área, cada departamento, cada delegación tiene una peculiaridad diferente. Algunos de ellos trabajan con aplicaciones web, por lo tanto accesibles desde cualquier ubicación, pero hay otros que necesitan de aplicaciones y equipamiento más específico que solo están disponibles en local como es el caso de TV, Radio, Documentación de TV, las mesa de vídeo de Barcelona, Valencia, Sevilla, Bogotá y Bangkok, para los que se han preparado los accesos en remoto a sus equipos de forma que puedan seguir con la producción.

P: ¿Habéis tenido que reformular los sistemas para que las cosas funcionen desde casa?

R: Si, por ejemplo, en el caso de las ediciones de vídeo hemos tenido que modificar parámetros dentro del editor Vegas para mejorar la fluidez del vídeo y del audio en remoto.

P: ¿Crees que esta circunstancia cambiará nuestra forma de trabajar a partir de ahora?

R:Totalmente, nuestra línea de trabajo en el área de sistemas audiovisuales era potenciar los entornos deslocalizados y esto acelerará su implantación.

P: Dime los aspectos positivos que se pueden extraer de lo vivido para el futuro. ¿Alguno negativo?

R: Hemos demostrado que muchas áreas pueden teletrabajar al 100%, algo que generaba ciertas reticencias. También destacaría como aspecto positivo el sentimiento de equipo que se ha despertado entre distintas áreas. Es pronto para sacar ningún aspecto negativo, cuando pase esta situación excepcional habrá tiempo de valoraciones, ahora es momento de seguir para adelante.

P: ¿Se utilizan los mismos sistemas para hacer entrevistas? ¿Qué herramientas se usan? ¿Se tira más ahora de las videoconferencias?

R: Este ha sido uno de los mayores cambios, el uso de las videoconferencias. Tanto a nivel interno, ya que mantenemos nuestras reuniones a través de Meet, aplicación de Google asociada a nuestro correo corporativo, como para poder seguir haciendo entrevistas. Además, Google ha habilitado la funcionalidad de la grabación de este tipo de reuniones, permitiendo a los periodistas recoger esos testimonios en vídeo.

Y no es un tema cerrado, seguimos testeando diferentes aplicaciones para las necesidades que van surgiendo cada día.

P: Una de tus misiones es configurar las aplicaciones de vídeo para optimizar el sistema. ¿Habéis tenido algún problema con las distintas velocidades?

R: Por supuesto, la estabilidad de las conexiones en remoto está directamente relacionado con el ancho de banda que tengas en tu domicilio y del uso que se le esté dando en el momento en que estés conectado.

P: Cuéntame alguna anécdota que se haya producido estos días.

R: En mi caso personal, mi gran anécdota es descubrir que es muy difícil conseguir una conciliación laboral en un confinamiento con niños. Las jornadas laborales se amplían.

P: En estos momentos tan complicados para vosotros, ¿os habéis sentido apoyados por los compañeros?

R: Mucho. Quiero aprovechar esta ocasión para agradecer todo el trabajo y el esfuerzo que está realizando el equipo de Sistemas Audiovisuales, asistencia Broadcast y almacén de TV, y muy en especial al grupo del Control Central de TV que siguen de manera presencial en las oficinas de EFE para poder darle continuidad a los servicios de TV.